Plata concediului medical: ce suportă firma, ce se recuperează și ce greșeli apar la salarizare

Un angajat aduce un certificat de concediu medical și, din acel moment, salarizarea lunii se schimbă: unele zile le plătește firma, altele se plătesc din bugetul asigurărilor de sănătate, iar banii avansați trebuie recuperați la timp. Ghidul de mai jos te ajută să știi ce verifici, ce documente ceri și unde apar cel mai des greșelile.

Cine plătește concediul medical

Regulile de bază sunt în OUG nr. 158/2005 privind concediile și indemnizațiile de asigurări sociale de sănătate și în normele ei de aplicare. Pe scurt, la concediul pentru boală obișnuită, primele zile de incapacitate sunt suportate de angajator, iar restul perioadei se plătește din Fondul național unic de asigurări sociale de sănătate (FNUASS).

Pentru certificatele emise în 2026 și 2027 s-a introdus o schimbare temporară, prin OUG nr. 91/2025, aprobată prin Legea nr. 64/2026: indemnizația se diminuează cu o zi, iar intervalul suportat de angajator se mută corespunzător. Unele categorii sunt exceptate (de exemplu, persoanele internate în spital). Regulile s-au modificat de mai multe ori în acest an, așa că verifică varianta în vigoare la data certificatului.

În practică, chiar și partea suportată din FNUASS o plătește tot firma angajatului, odată cu salariul. Diferența este că acea sumă se recuperează ulterior.

Tipurile de concediu medical și cine le suportă

Nu toate concediile medicale funcționează la fel. Cele mai frecvente situații într-un IMM:

• Boală obișnuită sau accident în afara muncii: primele zile la angajator, restul din FNUASS, conform OUG nr. 158/2005.
• Maternitate (sarcină și lăuzie): indemnizația se suportă integral din FNUASS; firma o plătește și o recuperează.
• Îngrijirea copilului bolnav și riscul maternal: de regulă tot din FNUASS, integral.
• Accident de muncă și boală profesională: nu intră sub OUG nr. 158/2005, ci sub Legea nr. 346/2002 privind asigurarea pentru accidente de muncă și boli profesionale, cu reguli proprii de suportare și cu o procedură de cercetare și înregistrare a accidentului.

Ce parte se recuperează și cum

Suma suportată din FNUASS o recuperezi în două feluri: o scazi din contribuțiile datorate, prin declarația lunară privind contribuțiile (D112), iar dacă rămâne o diferență pe care nu o poți acoperi astfel, o ceri de la casa de asigurări de sănătate, pe bază de cerere și documente justificative.

Cererea de restituire are un termen legal. Dacă îl ratezi, riști să pierzi dreptul la suma respectivă, așa că merită să ai o evidență lunară a sumelor de recuperat.

Ce documente trebuie să aducă angajatul

Documentul central este certificatul de concediu medical, emis de medic. La primire, verifică:

1. Datele angajatului și ale firmei, codul de indemnizație și perioada.
2. Dacă e certificat inițial sau în continuarea altuia; de asta depinde cum se calculează zilele suportate de firmă.
3. Data la care l-ai primit, raportată la termenul de depunere prevăzut de norme.

Pentru unele tipuri de concediu (de exemplu, îngrijirea copilului bolnav) pot fi necesare documente suplimentare, cum ar fi certificatul de naștere al copilului. Pentru accidentele de muncă, este nevoie și de documentele de cercetare și înregistrare a accidentului.

Greșeli frecvente la pontaj și salarizare

Cele mai multe probleme apar nu la calcul, ci la evidență:

• Zilele de concediu medical trecute în pontaj ca absențe sau ca zile lucrate, în loc să fie marcate separat.
• Certificatele în continuare tratate ca certificate noi, ceea ce dublează zilele suportate de firmă sau, invers, le omite.
• Verificarea stagiului de cotizare uitată: dreptul la indemnizație depinde de un stagiu minim prevăzut de lege.
• Baza de calcul greșită: indemnizația se calculează pe baza veniturilor din lunile anterioare, nu pe salariul din luna curentă.
• Concediul medical suprapus cu concediul de odihnă fără reprogramarea zilelor de odihnă rămase.
• Codul de indemnizație sau perioada declarate greșit în D112, ceea ce blochează sau întârzie recuperarea.
• Cererea de restituire depusă după termen sau fără toate documentele.

Dacă salarizarea se face corect în fiecare lună, concediul medical devine o operațiune de rutină, nu o sursă de corecții. Echipa noastră de HR & Salarizare se ocupă lunar de calculul salariilor, statele de plată și declarațiile privind contribuțiile.