Primul audit statutar: cum se pregătește compania pentru auditul financiar

Pentru o companie care a depășit pragurile de audit, primul audit statutar ridică mai ales întrebări practice: ce documente se cer, cât timp ocupă echipa financiară și ce se poate face din timp. Răspunsul ține mai puțin de ce este auditul și mai mult de cum arată primele două săptămâni cu auditorul în companie. Pregătirea bună începe cu mult înainte de prima întâlnire.

Când devine obligatoriu auditul statutar

Obligația nu apare dintr-o singură cifră. Compania intră la audit statutar când depășește două din cele trei criterii de mai jos, doi ani la rând.

Pragurile sunt stabilite prin reglementările contabile în vigoare și pot fi modificate, așa că merită verificate în fiecare an. Situația companiei se poate verifica rapid cu calculatorul „Ești obligat la audit?”, iar regula este explicată pe larg în articolul Când devine auditul statutar obligatoriu.

Ce cere auditorul în prima săptămână

Primele zile sunt dedicate înțelegerii companiei și a cifrelor ei. Lista de documente cerute este, de regulă, aceeași:

• balanța de verificare;
• registrul jurnal;
• situațiile financiare ale anului anterior;
• politicile contabile;
• contractele mari, cu clienți, furnizori sau finanțatori;
• extrasele de cont la 31 decembrie;
• inventarul.

Dacă aceste documente sunt pregătite înainte de începerea misiunii, echipa financiară nu mai lucrează în paralel la închiderea lunii și la cererile auditorului.

Trei zone în care se pierde cel mai mult timp

În practică, întârzierile apar de obicei în aceleași locuri.

Confirmările de solduri

Auditorul cere confirmarea soldurilor direct de la clienți și furnizori. Răspunsurile vin greu, iar diferențele trebuie explicate una câte una. O reconciliere a soldurilor majore înainte de audit scurtează mult această etapă.

Stocurile și inventarul

Stocurile sunt adesea zona cu cea mai mare valoare și cu cea mai slabă documentare. Contează procedura de inventariere, listele semnate și modul în care au fost tratate diferențele constatate.

Provizioanele și estimările

Concediile neefectuate, garanțiile acordate și litigiile în curs presupun estimări. Auditorul va cere baza de calcul și documentele care o susțin, nu doar suma înregistrată.

Ce poate pregăti directorul financiar de acum

Trei măsuri simple schimbă felul în care decurge primul audit:

1. Un dosar permanent al companiei. Actele constitutive, contractele importante, organigrama și politicile interne, adunate într-un singur loc și actualizate.
2. Un responsabil unic pentru auditor. O singură persoană primește cererile, le distribuie în echipă și urmărește răspunsurile. Așa se evită cererile duplicate și informațiile contradictorii.
3. Un calendar agreat de la început. Termenele auditului se aliniază cu cele ale băncii sau ale grupului, astfel încât raportul să fie gata când este nevoie de el.

Ce primește compania la final

Misiunea se încheie cu două documente. Raportul de audit exprimă opinia auditorului asupra situațiilor financiare. Scrisoarea către conducere cuprinde observațiile despre controlul intern și recomandările de îmbunătățire.

Pentru un board, scrisoarea către conducere este adesea documentul cel mai util. Ea arată unde procesele depind de o singură persoană, unde lipsesc aprobări sau unde documentarea este incompletă.

Echipa de audit Expert Mind a livrat peste 650 de rapoarte de audit și poate însoți compania încă din etapa de pregătire. Detalii despre serviciu găsiți pe pagina de audit financiar.